액티브시스템 주식회사(이하 “회사”)은 「개인정보 보호법」에 따라 정보주체의 개인정보를 보호하고 이와 관련한 고충을 신속하게 처리하기 위해 이 개인정보 처리방침을 정합니다. 이 방침은 회사가 운영하는 홈페이지(https://www.activesys.io)와 고객지원 포털(https://support.activesys.io) 두 곳에 함께 적용합니다. 이 방침을 바꾸면 변경 이력에 이전 판과 변경 전·후 내용을 남깁니다.
1. 개인정보의 처리 목적
회사는 다음 목적을 위해서만 개인정보를 처리하며, 목적이 바뀌면 「개인정보 보호법」 제18조에 따라 필요한 조치를 합니다.
| 서비스 | 처리 목적 |
|---|---|
| 홈페이지 | 이메일·전화 문의에 대한 확인과 회신, 서버 보안과 장애 대응(접속 기록) |
| 고객지원 포털 | 고객사 지정 사용자의 계정 발급·관리와 본인 확인, 서비스 요청(문의, 장애 신고, 개선 요청)의 접수·처리·진행 안내, 라이선스 키의 발급·전달·만료 안내, 알림 메일 발송, 보안 사고와 부정 이용의 방지, 서비스 요청의 AI 검토(고객사가 동의한 경우에 한함) |
2. 처리하는 개인정보의 항목과 수집 방법
| 서비스 | 구분 | 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|---|
| 홈페이지 | 이메일·전화 문의 | 보낸 사람의 이메일 주소, 이름 등 문의 내용에 적은 정보, 전화번호(전화 문의 시) | 정보주체가 직접 보냄 |
| 홈페이지 | 자동 생성 | 접속 IP 주소, 접속 시각, 요청한 주소, 브라우저 종류(User-Agent), 이전 방문 주소(Referer) | 접속 시 서버가 자동 기록 |
| 고객지원 포털 | 계정과 담당자 정보(필수) | 이름, 업무 이메일 주소(로그인 아이디로 사용), 소속 고객사, 선호 언어, 계정 상태 | 고객사의 요청에 따라 회사 또는 고객사 관리자가 등록 |
| 고객지원 포털 | 계정과 담당자 정보(선택) | 전화번호(회사 직원이 담당자를 등록할 때), 직책 등 메모 | 고객사의 요청에 따라 회사 직원이 등록 |
| 고객지원 포털 | 인증 정보 | 비밀번호(암호화된 값만 인증 시스템에 저장), 일회용 비밀번호 등록 정보, 로그인 세션 | 정보주체가 직접 설정 |
| 고객지원 포털 | 서비스 요청 | 제목, 본문, 댓글, 첨부 파일(파일 이름 포함)에 정보주체가 적은 모든 정보, 작성자 | 정보주체가 직접 입력 |
| 고객지원 포털 | 자동 생성 | 접속 IP 주소, 로그인 시각, 이용 기록(감사 기록), 메일 발송 기록(수신자 이메일 주소, 제목, 본문) | 이용 과정에서 시스템이 자동 기록 |
| 고객지원 포털 | 라이선스 | 라이선스 키를 받는 담당자의 이름과 이메일 주소, 전달 기록 | 고객사의 요청에 따라 등록 |
서비스 요청의 본문과 첨부는 정보주체가 자유롭게 적는 내용이라 위 항목 밖의 개인정보가 들어올 수 있습니다. 회사는 처리에 필요하지 않은 개인정보를 올리지 않도록 안내하며, 주민등록번호 같은 고유식별정보와 민감정보는 올리지 않도록 요청합니다.
3. 개인정보의 처리 및 보유 기간
회사는 법령에 따른 보존 의무가 있거나 정보주체의 동의를 받은 기간 안에서 개인정보를 처리·보유하고, 기간이 끝나면 지체 없이 파기합니다.
| 서비스 | 대상 | 보유 기간 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 홈페이지 | 이메일·전화 문의 내용 | 회신을 마친 날부터 1년 | 문의 응대와 분쟁 대응 |
| 홈페이지 | 서버 접속 기록 | 기록한 날부터 90일 | 보안 사고와 장애 대응 |
| 고객지원 포털 | 계정과 담당자 정보 | 본계약 종료 또는 계정 회수 후 1년 | 계약 이행, 이용 문의 응대 |
| 고객지원 포털 | 서비스 요청과 첨부 | 본계약 종료 후 1년 | 계약 이행, 사후 지원과 분쟁 대응 |
| 고객지원 포털 | 메일 발송 기록 | 발송한 날부터 1년 | 발송 여부 확인과 분쟁 대응 |
| 고객지원 포털 | 이용 기록(감사 기록)과 접속 IP | 기록한 날부터 1년 | 개인정보의 안전성 확보조치 기준에 따른 접속기록 보관 |
| 고객지원 포털 | 서버 접속 기록 | 기록한 날부터 90일 | 보안 사고와 장애 대응 |
| 고객지원 포털 | 로그인 세션 | 세션 종료 때까지(최대 8시간) | 로그인 상태 유지 |
다른 법령에서 더 긴 보존 기간을 정한 개인정보는 그 기간 동안 따로 분리해 보관합니다.
4. 개인정보의 파기 절차와 방법
- 파기 시점: 보유 기간이 끝나거나 처리 목적을 달성한 개인정보는 그 사유가 생긴 날부터 지체 없이(5일 이내) 파기합니다.
- 파기 절차: 파기 대상을 선정해 개인정보 보호책임자의 확인을 받은 뒤 파기합니다.
- 파기 방법: 전자적 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제하며, 종이 문서는 분쇄하거나 소각합니다.
- 백업: 서버 저장 장치의 정기 백업(디스크 스냅샷)에 남은 개인정보는 백업의 보관 기간이 지나 순환 삭제될 때 함께 파기됩니다.
5. 개인정보의 제3자 제공
회사는 정보주체의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 법령에 근거가 있거나 정보주체의 동의를 받은 경우에만 필요한 최소한의 범위에서 제공하며, 그때는 제공받는 자, 목적, 항목, 보유 기간을 이 방침에 밝힙니다. 회사는 정보주체가 서비스 요청에 입력한 정보를 AI 모델의 학습용으로 외부에 판매하거나 제공하지 않습니다.
6. 개인정보 처리업무의 위탁
회사는 원활한 서비스를 위해 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁합니다.
| 수탁자 | 위탁 업무 | 대상 서비스 | 이전되는 국가와 보유·이용 기간 |
|---|---|---|---|
| 아마존웹서비스코리아 유한책임회사 | 서버와 저장소 운영(서버 인프라 호스팅), 알림·계정 안내 메일 발송 | 홈페이지, 고객지원 포털 | 대한민국(서울 리전). 위탁 계약 종료 때까지 |
| Anthropic PBC | 서비스 요청 내용의 AI 검토. 고객사가 AI 검토에 동의한 경우에만 이용합니다 | 고객지원 포털 | 미국. 아래 제7항 참조 |
회사는 위탁 계약에서 개인정보의 안전한 처리, 재위탁 제한, 관리·감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 정하고 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지 감독합니다. 수탁자나 위탁 업무가 바뀌면 이 방침을 고쳐 알립니다.
7. 개인정보의 국외 이전
| 이전받는 자 | 국가 | 이전되는 항목 | 이전 시기와 방법 | 이용 목적과 보유·이용 기간 | 거부 방법과 거부 시 불이익 |
|---|---|---|---|---|---|
| Anthropic PBC(개인정보 문의 창구: 해당 회사가 공개한 연락처) | 미국 | 서비스 요청의 제목, 본문, 텍스트 첨부 가운데 이름·이메일·전화번호·IP 주소 등을 가린 뒤의 내용. 가리기는 최선의 노력으로 하므로 자유롭게 적은 글 속의 개인정보가 남아 있을 수 있습니다 | 서비스 요청을 접수한 뒤 AI 검토를 할 때 정보통신망(API)으로 전송 | 서비스 요청의 AI 검토 결과 생성. 보유·이용 기간은 수탁자와의 계약에 따름 | 고객사가 AI 검토를 사용하지 않기로 하면 전송하지 않으며 회사 담당자가 직접 처리합니다. 사용하지 않아도 서비스 요청의 접수와 처리에는 불이익이 없습니다 |
- 회사는 「개인정보 보호법」 제28조의8 제1항 제3호 가목에 따라 계약의 체결·이행을 위한 개인정보 처리위탁과 보관으로서 이 방침에 국외 이전 사실을 밝혀 이전합니다.
- AI 검토는 고객사가 본계약 또는 별도 서면으로 동의하고 회사가 기능을 켠 경우에만 동작합니다. 그렇지 않으면 위 국외 이전은 일어나지 않습니다.
- 서버와 메일 발송 서비스는 서울 리전에서 운영하므로 국외 이전에 해당하지 않습니다. 다른 지역을 이용하게 되면 위 표에 추가합니다.
8. 생성형 인공지능(AI) 기능을 이용한 개인정보 처리
고객지원 포털의 서비스 요청 AI 검토에 관한 안내입니다.
- 이용 목적: 서비스 요청의 요약, 분류, 유사 사례 탐색, 답변 초안 작성을 보조합니다.
- 처리 방식: 입력 내용에서 이름, 이메일, 전화번호, IP 주소를 먼저 가린 뒤 외부 AI 서비스에 보냅니다. 결과는 회사 담당자가 확인한 뒤 사용하며, AI가 정보주체의 권리·의무에 중대한 영향을 주는 결정을 혼자 내리지 않습니다.
- 입력과 결과의 보관: 서비스 요청에 딸린 AI 검토 결과는 서비스 요청과 같은 기간 보관합니다. 호출 이력에는 가린 입력의 해시 값과 호출 정보만 남기고 입력 원문은 저장하지 않습니다.
- 학습 이용: 회사는 정보주체가 입력한 정보를 AI 모델의 학습에 사용하지 않습니다. 수탁자의 보존과 학습 이용 정책은 계약에 따릅니다.
- 거부: AI 검토는 고객사 단위로 동의를 받으며, 고객사는 회사에 요청해 언제든 사용을 중단할 수 있습니다.
9. 정보주체와 법정대리인의 권리·의무와 행사 방법
- 정보주체는 회사에 언제든지 개인정보의 열람, 정정·삭제, 처리정지, 동의 철회를 요구할 수 있습니다. 다만 다른 법령에서 수집 대상으로 명시한 개인정보는 삭제를 요구할 수 없습니다.
- 행사 방법은 개인정보 보호책임자 또는 열람청구 담당 부서에 이메일, 전화, 서면으로 요청하는 것입니다. 고객지원 포털의 계정 정보는 소속 고객사의 관리자를 통해서도 요청할 수 있습니다.
- 대리인을 통해 요구할 때는 위임장을 제출해야 합니다.
- 회사는 요청을 받으면 열람은 10일 이내에, 정정·삭제·처리정지는 10일 이내에 조치하고 결과를 알리며, 조치할 수 없으면 그 사유를 알립니다.
- 포털에서는 로그인한 본인이 프로필 화면에서 자기 정보를 확인하고 언어를 바꿀 수 있으며, 비밀번호와 일회용 비밀번호는 계정 화면에서 직접 바꿀 수 있습니다.
- 회사는 정보주체의 권리 행사를 이유로 불이익을 주지 않으며, 본인 확인을 위한 최소한의 정보를 요청할 수 있습니다.
10. 개인정보의 안전성 확보조치
회사는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음 조치를 합니다.
- 관리적 조치: 개인정보 보호책임자의 지정, 내부 관리계획의 수립·시행, 개인정보를 다루는 직원의 최소화와 교육
- 접근 통제: 역할에 따른 접근 권한의 부여와 변경·말소 기록, 고객사 단위로 열람 범위 제한(고객사 사용자는 자기 고객사의 정보만 볼 수 있음), 관리자 화면의 별도 인증
- 인증 보안: 비밀번호 정책(길이와 이력 제한), 일회용 비밀번호의 필수 등록, 로그인 연속 실패 시 계정 일시 잠금과 요청 속도 제한, 세션 만료 시간 제한
- 암호화: 비밀번호는 복원할 수 없는 방식으로 저장하며, 고객지원 시스템 업무 DB에 저장하는 이름·이메일·전화번호는 별도 키로 암호화해 저장하고, 전송 구간은 HTTPS로 암호화하며, 서버 저장 장치를 암호화합니다.
- 접속 기록의 보관과 점검: 이용 기록과 접속 IP를 보관하고 위·변조되지 않도록 수정과 삭제를 제한합니다.
- 보안 점검: 정기적인 보안 동향 검토와 취약점 조치, 자동화된 보안 점검
- 물리적 조치: 서버는 클라우드 사업자의 데이터센터에 두며 회사는 물리적 접근 통제를 클라우드 사업자의 보증에 따릅니다.
11. 개인정보 자동 수집 장치의 설치·운영 및 거부에 관한 사항
회사는 이용자에게 맞춤형 광고를 하거나 이용 행태를 분석하는 도구를 사용하지 않으며, 제3자가 행태정보를 수집하도록 허용하지 않습니다. 다음은 서비스 제공에 필요한 최소한의 장치입니다.
| 대상 | 이름 | 종류 | 목적 | 보존 | 거부 방법과 거부 시 영향 |
|---|---|---|---|---|---|
| 홈페이지 | lang | 쿠키 | 마지막으로 본 언어를 기억해 첫 접속에서 같은 언어로 안내 | 1년 | 브라우저 설정에서 쿠키를 차단할 수 있으며, 차단하면 첫 접속에서 브라우저 언어 기준으로 안내됩니다 |
| 홈페이지 | 서버 접속 기록 | 서버 로그 | 보안과 장애 대응 | 90일 | 거부할 수 없습니다(서버가 자동으로 기록) |
| 고객지원 포털 | AUTH_SESSION_ID, KC_AUTH_SESSION_HASH, KC_RESTART, KEYCLOAK_IDENTITY, KEYCLOAK_SESSION 등 로그인 서비스의 인증 쿠키 | 쿠키 | 로그인 진행과 로그인 상태 유지 | 로그인 과정 또는 세션 동안 | 차단하면 로그인할 수 없습니다 |
| 고객지원 포털 | 로그인 토큰과 사용자 정보 | 브라우저 세션 저장소 | 로그인 상태의 유지와 갱신 | 브라우저 탭을 닫을 때까지 | 차단하면 로그인할 수 없습니다 |
| 고객지원 포털 | 화면 언어 | 브라우저 로컬 저장소 | 선택한 화면 언어 기억 | 정보주체가 지울 때까지 | 차단하면 언어를 기본값으로 표시합니다 |
| 고객지원 포털 | 서버 접속 기록 | 서버 로그 | 보안과 장애 대응 | 90일 | 거부할 수 없습니다 |
쿠키와 저장소는 브라우저의 설정 메뉴에서 허용 여부를 선택하거나 지울 수 있습니다.
12. 개인정보 보호책임자와 열람청구 접수 부서
회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하고 정보주체의 불만 처리와 피해 구제를 위해 다음과 같이 개인정보 보호책임자와 담당 부서를 지정합니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 개인정보 보호책임자 | 김종섭(대표이사) |
| 이메일 | privacy@activesys.io |
| 전화 | 02-851-7616 |
| 열람청구와 불만 처리 부서 | 경영지원 |
| 부서 연락처 | privacy@activesys.io, 02-851-7616 |
정보주체는 서비스 이용 중 생긴 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만 처리, 피해 구제 요청을 위 연락처로 할 수 있으며, 회사는 지체 없이 답변하고 처리합니다.
13. 권익침해 구제 방법
정보주체는 개인정보 침해로 인한 구제를 받기 위해 다음 기관에 분쟁 해결이나 상담을 신청할 수 있습니다.
| 기관 | 전화 | 누리집 |
|---|---|---|
| 개인정보분쟁조정위원회 | 1833-6972 | www.kopico.go.kr |
| 개인정보침해신고센터(한국인터넷진흥원) | 118 | privacy.kisa.or.kr |
| 대검찰청 사이버수사과 | 1301 | www.spo.go.kr |
| 경찰청 사이버수사국 | 182 | ecrm.police.go.kr |
14. 해당하지 않는 사항
- 14세 미만 아동: 회사의 서비스는 사업자를 대상으로 하며 14세 미만 아동의 개인정보를 처리하지 않습니다.
- 민감정보와 고유식별정보: 회사는 이를 처리 목적으로 수집하지 않습니다. 정보주체가 서비스 요청의 자유 입력란에 적은 경우에도 처리에 필요하지 않으면 삭제를 요청할 수 있습니다.
- 추가적인 이용·제공: 정보주체의 동의 없이 수집 목적과 다른 목적으로 이용하거나 제공하는 일은 하지 않습니다.
- 가명정보: 처리하지 않습니다.
- 제3자의 행태정보 수집: 허용하지 않습니다.
- 국내대리인: 회사는 국내 법인이므로 해당하지 않습니다.
- 영상정보처리기기: 고정형·이동형 영상정보처리기기를 운영하지 않습니다.
- 자동화된 결정: 회사는 정보주체의 권리·의무에 중대한 영향을 미치는 결정을 개인정보의 자동화된 처리만으로 하지 않습니다. 서비스 요청의 AI 검토는 담당자를 보조하며 최종 판단은 사람이 합니다(제8항 참조).
15. 개인정보 처리방침의 변경
- 이 방침은 위에 적힌 시행일부터 적용합니다.
- 내용을 추가·삭제·수정할 때는 시행 7일 전부터 홈페이지에 공지하고, 정보주체의 권리에 중요한 변경은 30일 전부터 공지합니다.
- 이전 판과 변경 전·후 비교는 개인정보 처리방침 변경 이력에서 볼 수 있습니다.
- 이 방침과 본계약이 다르면 정보주체에게 유리한 쪽을 적용합니다.